Funktionsbeskrivelse for holdansvarlig i TIF

                                                                 Vedtaget på generalforsamling 19.11.2017

Funktionsbeskrivelse for holdansvarlig i TIF

Alle aktiviteter i TIF har tilknyttet en frivillig holdansvarlig.

Den holdansvarlige står for kontakten til medlemmerne og har hertil en række praktiske og organisatoriske forpligtelser.

Kontakten til medlemmerne

  • Stå for den daglige kontakt til egen aktivitets medlemmer
  • Sørg for at folk, der kommer til træning bliver meldt ind i TIF
  • Følg op på betalinger ved at kontrollere i Conventus, hvor holdansvarlige oprettes
  • Orientere sig i interbook.dk, hvor der under ’vis bookinger’ er en oversigt over planlagte aflysninger.
  • Kommunikere aflysninger mv. til egne medlemmer.
  • Holdansvarlige har adgang til egne medlemmernes mailadresser i Coventus

Økonomi

  • Råder over aktivitetsbudget for egen aktivitet, 1000 kr. pr. år + hvad der evt. er opkrævet ekstra over kontingentet
  • Fører selv kontrol med at forbrug på egen aktivitet sker inden for budgettet
  • Ansøger bestyrelsen om forbrug ud over eget budget
  • Forbrug ud over eget budget, der ikke er forhåndsgodkendt refunderes ikke.

Udbetalinger fra TIF kassen

  • Udlæg vedr. ikke-løn (redskaber mv.) godtgøres via forretningsføreren. Den holdansvarlige søger for at dokumentation og oplysning om bankkonto, som det udlagte beløb skal sættes ind på sendes til forretningsføreren, mail: tif(at)eaktion.com
  • Udbetaling af løn sker via kassereren. Anmodning om udbetaling af løn / godtgørelser sendes til kassereren (mail: kassereren(at)trekronerif.dk) med oplysning om fuldt navn, adresse, cpr.nr og bankoplysninger på de personer, der skal modtage løn / godtgørelse.

Praktiske forpligtelser i forbindelse med træning

  • Få nøglebrik udleveret / opdateret efter anvisning fra skolen
  • Sørge for at åbne og lukke/låse hal i forbindelse med træning
  • Være til stede ved træningen i hal eller sikre at en afløser er til stede (obs. på børneattester, se nedenfor)
  • Sikre at de vilkår der gælder for lån af hal overholdes (fx ikke at benytte sorte såler og at spise i hallen)

Ansvar for udstyr

  • Er ansvarlig for vedligeholdelse af udstyr, der anvendelse til egen aktivitet
  • Ved udstyr der ejes/benyttes sammen med skolen gå i dialog med serviceleder, når der er brug for reparationer mv.
  • Før igangsættelse af reparationer e. lign. ud over eget budget ansøge bestyrelsen

Oprydning og rengøring i hallen

  • Sikre at der rydes op efter træning
  • Give beskes til skolens serviceleder, hvis hallen overtages i uacceptabel stand
  • Særlig opmærksomhed i weekender: Der gøres ikke rent mellem fredag og mandag morgen, hvorfor det i forbindelse med aktiviteter i weekenden kan være nødvendigt at komme i god til og sikre at hallen er i orden. Serviceleder sørger for tilgængelighed af kost og tomme affaldsposer.

Børneattester – på aktiviteter for børn

  • Sikre at der indhentes børneattester for alle voksne (+ 15 år), der som led i udførelsen af deres opgaver i TIF har børn i deres varetægt, dette sker ved
  • En gang årligt at svare forretningsføreren, når han skriver ud og beder om oplysninger om de personer der er tilknyttet børneaktiviteter.
  • Indsamle de pågældendes navn og cpr. nr. og forberede dem på at de ved henvendelse i eBoks skal give samtykke til børneattesten kan videregives til TIF.
  • I løbet af året at kontakte administrator med oplysning om andre voksne, der har med børn at gøre, som der skal indhentes attester for (det er alle voksne, der på vegne af TIF har børn i deres varetægt uanset at der er tale om en kortere periode)

 Organisatoriske forpligtelser

  • Deltag i møder med bestyrelsen, bl.a. for planlægning af ny sæson den første tirsdag i februar måned, herunder
    • Overblik over ønskede aktiviteter den kommende sæson (baggrund for at søge haltider)
    • Budget for ønskede aktiviteter
    • Bidrage med tekst til annoncering af ny sæson – i sidste halvdel af juni, når vi kender de haltider, TIF råder over i kommende sæson:
      • Tekst til flyer ifølge udsendt skabelon
      • Revision af tekst på hjemmeside

Trænerkurser i DGI

  • Kan efter ansøgning til bestyrelsen bevilges trænerkurser i DGI

 

  • Orientere sig i interbook.dk, hvor der under ’vis bookinger’ er en oversigt over planlagte aflysninger.

  • Kommunikere aflysninger mv. til egne medlemmer.

Comments are closed.